Stora och viktiga ärenden försenas i Lovisa

FÖRVALTNING I LOVISA. Den största delen av de ärenden som kommer med på tilläggslistan till stadsstyrelselistan har blivit beredda alltför sent. Bild: Kristoffer Åberg

I Lovisa vet styrelseledamöterna inte alltid vilka ärenden de ska behandla när de går på möte.

Tilläggslistor är mer regel än undantag när Lovisastyrelsen samlas. På tilläggslistan finns ett eller fler ärenden som inte syns på den egentliga listan, som måste komma stadsstyrelsemedlemmarna till kännedom senast fyra dagar före mötet. På en tilläggslista kan man också ta upp ärenden som inte är offentliga.

Under sex månader, från början av september i fjol till slutet av februari i år, samlades Lovisastyrelsen tretton gånger. Tilläggslistor förekom vid tio av de här tretton mötena.

– Det är ganska många, medger förvaltningsdirektör Kristina Lönnfors. Jag vet inte om det finns officiella kriterier som ska fyllas för att få behandla tilläggslistor men stadsstyrelsen måste ju varje gång besluta om de går med på att behandla ärendena eller inte.

– Ofta handlar det om ärenden som brådskar, man kan inte vänta på ett beslut till nästa mötesdag. Den största delen har ändå blivit beredda så sent att de helt enkelt inte har hunnit med på den egentliga möteslistan.

– Vi måste bli noggrannare med att få ärendena färdiga i tid, men ibland bara kör det ihop sig. Det kan till exempel handla om att vi inte får alla bilagor översatta till svenska i tid.

Ibland omröstning

Lönnfors konstaterar att det finns en gemensam önskan hos både styrelsemedlemmarna och tjänstemännen om färre tilläggslistor.

Lovisa stadsstyrelse möts i princip varannan vecka.

Kunde ett litet tätare mötesschema minska på behovet av tilläggslistor?

– Det har vi inte diskuterat, säger Lönnfors. Ibland kallas stadsstyrelsen till extra möte, men det händer inte ofta.

Stadsstyrelsen får alltid frågan om man vill eller kan behandla extra ärenden.

– För det mesta är styrelsen enhällig och behöver inte rösta, säger Lönnfors.

Vid styrelsemötet den 11 mars blev det ändå omröstning, och en mycket jämn sådan. Ärendet gällde användningen av busstationens lokaler och en del av styrelseledamöterna ansåg att de inte hade fått tillräckligt med tid för att bekanta sig med ärendet. Vid omröstningen föll rösterna 4-4 och en blank röst. Ordförandes röst avgjorde och styrelsen behandlade ärendet.

– Styrelseledamöterna få i regel tilläggslistan med bilagor elektroniskt före mötet på samma vis som de får den egentliga föredragningslistan, säger Lönnfors. Vi strävar efter att styrelsemedlemmarna får alla ärenden i så god tid som möjligt så att de har tid att bekanta sig med dem före mötet. Undantagsvis kan något ärende också komma på tilläggslista först vid mötet, men det är mycket sällsynt.

Ingen insyn

Riitta Myllymäki som är jurist på Kommunförbundet säger att lagen inte sätter några egentliga hinder för att förfara som man gör i Lovisa.

– Men situationen är inte optimal, eller ens tillfredsställande, om styrelsen så ofta måste ta in extra ärenden.

– Om de extra ärendena dessutom inte syns på stadens sidor före mötet kan man konstatera att kommunlagens stadgar om en transparent förvaltning inte förverkligas. Invånarna får inte den rätta insynen i styrelsens arbete om man hemlighåller en del av de ärenden de ska behandlas.

Hur går det då till i andra kommuner av Lovisas storlek?

Lilian Andergård-Stenstrand är förvaltningsdirektör i Sibbo.

– Visst händer det, kanske vid vartannat möte, att styrelsen får ta ställning till ärenden som inte fanns med på den ursprungliga listan, säger Andergård-Stenstrand. I sådana fall skickar vi ut en tilläggslista på fredag eller måndag när vi har möte på tisdag.

– De ärenden som finns med på en tilläggslista har aldrig någon stor principiell betydelse. Det kan tillexempel handla om att utse kommunens representant vid en bolagsstämma.

Det kan jämföras med de tre ärenden som fanns på Lovisastyrelsens tilläggslista den 11 mars i år: Val av näringslivschef, Användning av Matkahuolto Ab:s lokaler och Överföring av fastighetssidans verksamhet till bolag.