Klarare regler för att köpa och sälja

NYA PRINCIPER. Pontus Palmqvist hoppas att de östnyländska företagarna i framtiden på ett smidigt och öppet sätt kan delta i kommunala upphandlingsprocesser.Bild: Kristoffer Åberg

I upphandlingssammanhang talas det ofta om orättvisa processer och svårigheter för lokala företagare att hävda sig. Företagarföreningarna i Lovisa och Borgå har nu tillsammans med de båda städerna, Point College och Posintra tecknat ned principer för små upphandlingar. Tydlighet gagnar alla.

Det var alldeles nyligen Helsingin Sanomat rapporterade om en enkät som företagarföreningarna i huvudstadsregionen och Helsingfors gjort bland sina medlemmar. Cirka 500 företagare svarade och resultatet var minst sagt oroväckande. En stor del av dem litar nämligen inte på att kommunernas upphandlingar görs på ett jämlikt och rättvist sätt och man misstänker också att så kallade bästa broder – nätverk styr olika processer. Misstankar förekommer också om att en del personer som gör upphandlingar får personliga förmåner.

Ungefär hälften av de aktuella företagarna har verksamhet också utanför huvudstadsregionen och Nyland, så undersökningsresultaten koncentreras inte enbart till Helsingforsregionen.

Enskilda fall

Pontus Palmqvist är vice ordförande för företagarföreningen i Borgå och har tack vare sin yrkesbana lång erfarenhet av upphandlingar. Han sitter med i den arbetsgrupp som i cirka ett års tid jobbat ihop upphandlingsprinciper för små upphandlingar i Borgå och Lovisa. Resultatet offentliggörs i början av maj.

På frågan om det i Östnyland finns liknande misstankar om offentliga upphandlingar som i huvudstadsregionen svarar Palmqvist att ingen motsvarande enkät har gjorts. Det borde man kanske göra.

– Jag har ingen uppfattning om situationen som helhet, men har nog hört om enstaka fall i Borgå, där anbudsförfrågan skräddarsytts så att vissa företag gynnats, även om allting formellt gått rätt till. Jag vet också att olika produkter paketerats i anbud så att vissa företag kunnat dumpa priset på en produkt och sedan fått också andra, dyrare varor sålda.

Han säger att man nog kan tala om bästa broder – nätverk även här, åtminstone i viss mån.

Kommunerna har egna upphandlingsdirektiv, men det har inte i exempelvis just Östnyland funnits gemensamma principer för små upphandlingar och Pontus Palmqvist är glad för att sådana kommer. Han påpekar visserligen att det är kommunerna som i sista hand avgör hur man förfar i praktiken.

– Klara och tydliga principer underlättar ändå processerna för alla parter.

Utvecklingen har länge varit den, att kommunerna koncentrerar upphandlingar till allt större enheter. Exempelvis Kuntahankinnat paketerar varor så att man får ned helhetspriset och just priset är oftast en avgörande faktor.

Han framhåller ändå att även många andra faktorer kan och bör beaktas.

Inte enbart priset

– Ofta hör man folk säga att kommunerna inte kan favorisera lokala företag för att lagen förbjuder det. Detta stämmer inte riktigt. Genom att poängtera exempelvis kvalitetskriterier, som miljö- och energifrågor, kan lokala aktörer nog stödas.

Kommunerna inte alltid kunnat hantera upphandlingsfrågor, med åren har läget ändå förbättrats betydligt.

Enligt den upphandlingslag som nu är i kraft är små upphandlingar sådana som har ett pris på högst 60 000 euro. Exempelvis byggbranschen och social- och hälsovården har egna tröskelvärden.

– Enligt Borgå stads upphandlingsdirektiv ska allt som går över 10 000 euro konkurrensutsättas. Borgå företagare anser att summan borde vara mindre. Konkurrensutsättning är det enda rättvisa sättet att fördela inköp, fortsätter Palmqvist.

Han konstaterar att information, dialog och öppenhet är a och o för att kommuner och företag ska hitta varandra och för att förtroende går att skapa.

– Upphandlaren måste klart och tydligt informera om vilka krav som bör fyllas. Även anbuden måste innehålla all nödvändig information.

I stort ska alla kommuner givetvis sköta sina upphandlingar enligt samma regler, men i praktiken varierar förfaringssättet också inom en och samma kommun. Det beror på att upphandlingsenheterna är många.

– Arbetsgruppens mål är att principerna hos oss i framtiden ska vara lika för alla enheter, förklarar Pontus Palmqvist.

Standardmetoder

Regionutvecklingsdirektör Topi Haapanen vid utvecklingsbolaget Posintra för ordet i arbetsgruppen kring små upphandlingar. Han hoppas att Östnyland i framtiden ska ha gemensamma regler för hur dessa processer ska skötas.

– För kommunerna är det viktigt att veta vad som hittas i den egna regionen innan man ens har startat en upphandling.

På frågan vilka de största problemen enligt honom i dag är, svarar han att även om upphandlingslagen inte längre är lika byråkratisk som förr och ger nya möjligheter, har en del beställare standardleverantörer, vilket leder till att andra aktörer inte har en chans att komma in på marknaden.

– Det är så lätt att agera som man tidigare gjort och samarbeta med kända leverantörer.

Haapanen framhåller också att ju öppnare en process är, desto lättare är den att förstå och lita på.

– Öppenheten varierar i dag mellan olika upphandlingsenheter.

Vad man nu exempelvis försöker få till stånd är en gemensam, elektronisk upphandlingsbotten som alla använder.

Sibbo kom med

Johanna Heikel jobbar numera som upphandlingssakkunnig i Sibbo, hon skötte tidigare samma uppgifter i Lovisa och invaldes då in i den aktuella arbetsgruppen.

– Min nuvarande förman, ekonomi- och förvaltningsdirektör Pekka Laitasalo, har gett mig lov att fortsätta, säger hon.

Sibbo deltar alltså också numera i utredningsarbetet tack vare Heikels engagemang.

Enligt henne är det a och o med dialog och öppenhet i upphandlingarna.

– Om kommunerna för en dialog med marknaden förstår parterna varandra och man undgår stora problem.

Borgådirektören Jukka-Pekka Ujula tror inte att en exempelvis en gemensam upphandlingsbotten för de östnyländska kommunerna är omöjlig att få till stånd.

Han vet att upphandlingsfrågor inte sköts lika överallt, även om så borde ske.

– Andan är densamma, men praktiken varierar.

I Borgå sköts konkurrensutsättningen enligt honom av proffs, som i större kommuner överlag.

– I små kommuner finns inte alltid samma expertis. Upphandlingsfrågorna kanske sköts av en person som i huvudsak sysslar med något annat.

Ändå tror han att man numera överallt vill få till stånd ett så bra resultat som möjligt.

– Förr var upphandlingarna en juridisk operation som byråkratiserades. Nu gör man sitt bästa för att få in bra anbud.

Nya direktiv

Borgåstyrelsen godkände för en vecka sedan nya upphandlingsdirektiv, de var nödvändiga bland annat för att lagen förnyats.

Luntan på femtio sidor är ett bevis på att konkurrensutsättning fortfarande är ett spel med paragrafer, detaljer och krav, även om helheten förenklats.

Målet för stadens upphandlingar är att effektivera användningen av offentliga medel, främja realiseringen av innovativa och hållbara upphandlingar av hög kvalitet samt ge alla företag och övriga samfund jämlika möjligheter att erbjuda varor, tjänster och byggentreprenader.

Upphandlande enheter ska sträva efter att ordna sin upphandlingsverksamhet så att upphandlingarna kan genomföras på ett så ekonomiskt, förstklassigt, ekologiskt, systematiskt och socialt rättvist sätt som möjligt.

Upphandlingarna ska genomföras som ändamålsenliga helheter och så att små och medelstora företag och övriga samfund jämlikt med andra leverantörer kan delta. Vid upphandlingarna ska tillräcklig öppenhet och icke-diskriminering beaktas i förhållande till upphandlingens storlek och omfattning.

Jukka-Pekka Ujula småskrattar att även om det finns en lag, lokala direktiv och god vilja krävs i slutändan också sunt förnuft och övervägande.

FAKTA

Små upphandlingar

Borgå, Lovisa, städernas företagarföreningar och Point College utarbetar nya principer för små upphandlingar tillsammans med utvecklingsbolaget Posintra.

Resultatet offentliggörs den 3 maj.

Man eftersträvar öppenhet och tydlighet.

Dialogen är viktig mellan regionens företagare och kommunerna.

Misstankar förkommer om att enskilda företag ibland i dag gynnas i upphandlingsfrågor.