Det blir nog bra bara det blir färdigt

Skapandet av biblioteksnätverket Helle i östra och västra Nyland har dragit ut på tiden men under sommaren torde alla tolv kommuner vara med. Helle-koordinator Catharina Latvala säger att det nya samarbetet medför stora förbättringar för bibliotekskunderna.

En ny rollup-affisch till vänster om betjäningsdisken på huvudbiblioteket i Borgå är det enda som vid första anblick avslöjar att en stor förändring är på gång. I den nedre kanten av affischen finns det nya biblioteksnätverket Helles logotyp som signalerar att en ny era snart ska börja på biblioteken i östra och västra Nyland. Utom synhåll för besökarna har man också byggt upp faciliteterna som möjliggör de förbättringar som bibliotekskunderna snart kan njuta av. Men mera om dem senare.

Att samla alla bibliotek i östra och västra Nyland inom samma biblioteksnätverk har varit ett jätteprojekt som fortfarande pågår. På grund av tekniska problem har det nya bibliotekssamarbetet hittills främst tagit sig utryck i tidvis stängda bibliotek (ÖN 23.5.2017) men nu syns äntligen ljus i tunneln.

Första steget mot det nya Helle-nätverket, som för övrigt fått sitt namn av Helle Kannila som var en förgrundsgestalt inom biblioteksväsendet, togs för ett knappt år sedan när de tidigare Porsse-biblioteken (se faktaruta) anslöt sig. Agricola-biblioteken i Lovisa, Mörskom och Lappträsk kom med i månadsskiftet mars–april och förhoppningsvis ska Lukas-biblioteken i Raseborg, Hangö, Sjundeå och Ingå övergå till Helle-nätverket under sommaren tillsammans med Pukkila bibliotek.

Då planen från början var att Helle-nätverket skulle vara helt utbyggt förra hösten kan man tala om en ordentlig försening. Problemet har handlat om konverteringen av bibliotekens data som omfattar allt från materialuppgifter och kunduppgifter till lånedata och reserveringsdata. Alla tidigare biblioteksnätverk, det vill säga Porsse, Argicola och Lukas har haft sina egna datasystem vars innehåll måste konverteras till Helle-bibliotekens gemensamma plattform.

– De olika bibliotekssystemen kräver alla ett eget verktyg för konverteringen. I de bibliotek som bildar Helle-nätverket fanns det tre olika bibliotekssystem, så man måste skapa tre olika verktyg. Det kräver kodning och andra tekniska lösningar, det är ju fråga om en mängd data som ska föras över från ett system till ett annat, säger Helle-koordinator Catharina Latvala.

Konverteringen sköts av företaget Koha-Finland som ägs gemensamt av kommunerna och som utvecklar biblioteksdatasystemet Koha som till skillnad från de tidigare datasystemen är baserad på öppen källkod. Förhoppningen är att det här ska leda till att systemet ska kunna utvecklas smidigare och förmånligare i framtiden.

DESTINATION LILJENDAL. Lådorna med material som transporteras från Borgå huvudbibliotek förses med lappar om vart de ska. Bild: Viivi Ikonen

Finslipad logistik

Latvala är glad över att svårigheterna snart ser ut att vara övervunna och hon vänder gärna blicken mot framtiden för att berätta vad bibliotekskunderna kan se fram emot.

– Alla invånare i de tolv medlemskommunerna kan låna vilket material som helst och få det levererat till sitt närbibliotek inom en vecka helt gratis. Och om till exempel en Lovisabo blir lässugen på sommarstugan i Bromarv kan han eller hon låna en bok på det lokala biblioteket, ta den med sig hem till Lovisa och återlämna den till ett av biblioteken i staden när lånetiden är slut.

Att förverkliga det här kräver ett sinnrikt logistiksystem som redan har introducerats för östra Nylands del i samband med att Agricola-biblioteken anslöts till Helle. Latvala visar vägen till ett utrymme bakom betjäningsdisken med hyllor längs med väggarna och några mörkgråa lådor med lock på golvet. Det här är packningsavdelningen på Borgå huvudbibliotek och alla Helle-bibliotek i de tolv medlemskommunerna kommer att få likande utrymmen.

– En del bibliotek är specialiserade på olika typer av material och nu tack vare Helle får alla tillgång till hela samlingen. Så om till exempel en kund i Liljendal beställer en bok från Borgå huvudbibliotek hämtar personalen boken från bibliotekssalen och placerar den här i hyllan med material som ska till Liljendal. Inför själva transporten, som görs två gånger per vecka, läggs böckerna i lådor som förses med en etikett över till vilket bibliotek de ska föras. Personalen flyttar lådorna till bibliotekets personalingång varifrån transportfirman plockar upp dem och kör lådorna dit de ska, beskriver Latvala.

Hon tillägger att man lagt mycket tid på att planera körrutterna så att transportbilen kan köra till alla östnyländska bibliotek på det mest förnuftiga sättet.

När de västnyländska biblioteken kommer med i samarbetet ska biblioteksmaterial även att transporteras mellan öst och väst. De här transporterna ska göras en gång per vecka.

Latvala säger att den snabba transporten av material inom Helle-området även hjälper till att rationalisera bibliotekens utbud.

– Inom Helle har vi en beståndsarbetsgrupp som funderar på materialet som finns i Helle-biblioteken. Man kommer först att ta itu med magasineringen och komma överens om hur och var man magasinerar material. Allting behöver ju inte magasineras i alla bibliotek, eftersom vi kommer att ha fungerande transporter mellan biblioteken. Också anskaffningarna kommer att diskuteras. Material som är mindre efterfrågat behöver kanske inte skaffas till alla bibliotek.

FAKTA

Tolv kommuner skapar Helle

Huvudstadsregionen borträknad har det tidigare funnits tre biblioteksnätverk i Nyland.

Porsse med biblioteken i Borgå, Sibbo, Borgnäs och Askola anslöts till Helle i slutet av maj i fjol.

Agricola med biblioteken i Lovisa, Mörskom och Lappträsk gick med vid månadsskiftet mars-april.

Lukas med biblioteken i Raseborg, Hangö, Sjundeå och Ingå samt Pukkila, som själv haft hand om sitt bibliotek, ansluter sig under sommaren.

Även digitalt

Vi går till den övre våningen för att träffa Tove Selkälä, serviceförman på Borgå huvudbibliotek. Hon berättar om hur Helle-samarbetet påverkar de digitala tjänsterna. För biblioteksmaterialets fria rörlighet gäller inte enbart de fysiska artiklarna. Även e-materialet i Elib och Ellibs samt musiktjänsten NAXOS blir tillgängliga för alla kunder i de tolv kommunerna.

– När Porsse- och Lukas-bibliotekens Elib-material slås ihop har kunderna tillgång till över tjugotusen e-böcker. NAXOS-tjänsten som omfattar klassisk musik, världsmusik och jazz blir också gemensam för hela Helle. Det är bara att logga in med sitt bibliotekskort så får man lyssna på musik i två timmar i taget, säger Selkälä.

När Helle-nätverket är utbyggt kommer det även att bli en avdelning av den nationella Finna-plattformen. Redan nu är över hundra arkiv, museer och bibliotek med i tjänsten och tanken är att man kan söka igenom utbudet av material i hela landet genom en enkel knapptryckning.

– Man kan söka i det nationella materialet eller så kan man begränsa sökningen så den gäller bara Helle-biblioteken. Det här är en stor grej i biblioteksvärlden, säger Latvala.

Under vecka 20 kommer Helle-bibliteken i östra Nyland att hålla stängt för en systemuppdatering. När bibliteksnätverket fått sitt slutliga form under sommaren ska webbadressen helle.finna.fi lanseras.